Valider une demande
Pour : agent, superviseur, administrateur · Sur : interface web, page publique
Une demande d’accès est validée soit par l’employé visité, depuis le lien reçu par e-mail, soit par un agent dans l’interface web.
Avant de commencer
- Un Modèle du véhicule doit être choisi dans les paramètres de l’accès site, même si le visiteur vient à pied : voir Paramétrer l’accès site.
Approuver depuis l’e-mail
L’employé visité reçoit l’e-mail « Validation de visite requise ».
- Cliquez sur Ouvrir la demande. La page « Confirmation de la demande d'accès » affiche le visiteur, le site, la date et le motif.
- Cliquez sur Approuver ou sur Rejeter.
La page confirme « La demande a été approuvée. ✅ » ou « La demande a été rejetée. ❌ ». Le lien est valable 7 jours ; au-delà, la page affiche « Ce lien de confirmation est invalide ou a expiré. »
Valider dans l’interface web
- Ouvrez Accès site › Accueil › Demandes, puis la demande.
- Vérifiez les informations, la Planification et l’onglet Motif.
- Cliquez sur Valider le formulaire.
Pour refuser la demande, cliquez sur Annuler. Réinitialiser le brouillon la remet à l’état Brouillon.
Saisir une autorisation
Pour un visiteur connu ou attendu, un agent peut créer lui-même l’accès.
- Ouvrez Accès site › Accueil › Autorisations et cliquez sur Nouveau.
- Choisissez le Contact, ou remplissez Informations Générales pour une nouvelle personne (le Courriel est obligatoire).
- Renseignez Planification : Date (début et fin), Site prévu et Société cliente visitée.
- Dans l’onglet Véhicule, cochez A un véhicule si besoin et choisissez ou saisissez la plaque.
- Cliquez sur Valider le formulaire.
Ce qui se passe à la validation
- Le contact du visiteur est créé s’il n’existait pas, avec un compte portail.
- Si la société cliente visitée a une formation Accueil sécurité que le visiteur n’a pas encore validée, il reçoit l’e-mail « Invitation à la formation » et la demande passe En formation. Elle passe Validé quand il termine la formation.
- Sinon, le visiteur reçoit « Votre accès au site est confirmé » et son badge par e-mail, et la demande passe Validé.
- À l’état Validé, une ligne d’accès « Accueil sécurité » couvrant la période est ajoutée au contact.
États d’une demande
| État affiché | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Demande reçue, pas encore validée. |
| En formation | Validée, en attente de la formation Accueil sécurité du visiteur. |
| Validé | Accès accordé pour la période demandée. |
| Annulé | Demande refusée ou annulée. |
Bon à savoir
- Une demande faite avec Validation à l'accueil arrive directement à l’état En formation.
- Un administrateur peut cliquer sur Valider l'accès sur une demande En formation : la demande passe Validé sans attendre la formation, et le visiteur reçoit la confirmation et son badge.
- Messages possibles :
- « Il faut définir le véhicule par défaut dans la configuration. » : le Modèle du véhicule n’est pas paramétré ;
- « Un chevauchement d'accès a été détecté pour le contact … » : une autorisation existe déjà sur la même période et le même site ;
- « Un contact avec l'e-mail '…' existe déjà. Veuillez le sélectionner directement dans le champ 'Contact'. »