Aller au contenu principal

Demander un accès

Pour : visiteur, prestataire · Sur : page publique

Le formulaire public Demander l'accès permet à un visiteur de demander l’accès au site pour une date donnée, sans compte EgidX.

Avant de commencer​

  • Ouvrez la page Demander l'accès depuis le menu du site web EgidX.
  • Ayez l’adresse e-mail professionnelle de l’employé que vous venez voir, si vous choisissez la validation par e-mail.

Étapes​

  1. Sous Choisissez une action, sélectionnez Nouvelle demande d'accès, puis cliquez sur Suivant.
  2. Étape Informations générales : saisissez Nom de famille, Prénom, Pays, Ville, Rue, Téléphone et Courriel. Ajoutez si vous le souhaitez une Photo. Cliquez sur Suivant.
  3. Étape Détails supplémentaires : cochez J'ai un véhicule si vous venez en véhicule et saisissez la Plaque d'immatriculation. Si le champ Badge Social apparaît, saisissez votre numéro. Cliquez sur Suivant.
  4. Étape Planification : choisissez le Site prévu et la Société cliente visitée s’ils sont proposés, puis la Date de visite, l’Heure de début et l’Heure de fin.
  5. Sous Validation, choisissez :
    • Email du contact : saisissez l’adresse de l’employé visité dans Email du contact ;
    • Validation à l'accueil : la demande sera traitée à votre arrivée.
  6. Saisissez le Motif de la visite, puis cliquez sur Envoyer.

Résultat​

La page « ✔️ Demande enregistrée » s’affiche.

  • Email du contact : vous recevez l’e-mail « Votre demande d'accès a été prise en compte. » et l’employé visité reçoit une demande de validation. Une fois la demande approuvée, vous recevez soit l’invitation à la formation Accueil sécurité, soit la confirmation d’accès et votre badge.
  • Validation à l'accueil : la page vous invite à suivre la formation et affiche le bouton Démarrer la formation.

Suivre la formation Accueil sécurité​

  1. Ouvrez le lien Accès à la formation de l’e-mail « Invitation à la formation », ou cliquez sur Démarrer la formation.
  2. Si EgidX vous le demande, choisissez votre mot de passe et cliquez sur Valider le mot de passe.
  3. La page « Votre accès est soumis à la validation de votre Accueil Sécurité » s’affiche. Cliquez sur Accéder directement à la formation et suivez-la jusqu’au bout.

Une fois la formation terminée, vous recevez votre badge par e-mail (PDF joint), à présenter à l’accueil.

Vérifier la validité de son badge​

  1. Sous Choisissez une action, sélectionnez Vérifier la validité du badge, puis cliquez sur Suivant.
  2. Dans E-mail ou QR complet, saisissez votre e-mail ou le code complet de votre badge, puis cliquez sur Vérifier.

Le résultat indique « Badge valable à partir du … pour … » ou « Badge expiré le … », d’après votre dernière période d’accès.

Demander de nouveau un accès​

  1. Sous Choisissez une action, sélectionnez Demander à nouveau l'accès, puis cliquez sur Suivant.
  2. Saisissez votre e-mail ou le code de votre badge dans E-mail ou QR complet et cliquez sur Vérifier.
  3. Le formulaire s’ouvre directement à l’étape Planification : renseignez la visite comme ci-dessus, puis cliquez sur Envoyer.

Avec Validation à l'accueil, la page indique « Votre demande est enregistrée. Veuillez vous présenter à l’accueil pour valider votre demande. »

Bon à savoir​

  • La visite doit être prévue dans le futur, sur une seule journée, et l’heure de fin doit suivre l’heure de début.
  • Messages possibles :
    • « Veuillez remplir tous les champs obligatoires. » : un champ requis est vide ;
    • « Cet e-mail existe déjà. », suivi de l’adresse : un contact utilise déjà ce courriel, passez par Demander à nouveau l'accès ;
    • « Veuillez saisir une adresse e-mail contact valide. » : le champ Email du contact est vide ou mal formé ;
    • « Cet e-mail de contact est introuvable. Veuillez vérifier et réessayer. » : l’adresse ne correspond à aucun employé ;
    • « Aucun prestataire ou badge correspondant trouvé. » : ni l’e-mail ni le code ne sont connus.

Voir aussi​